نقش کوچینگ بر چابکی سازمان

تفکر استراتژیک چیست؟
تفکر استراتژیک به تحلیل فرصت‌ها و مشکلات از نگاه جامعه می‌پردازد و پیامدهای احتمالی کارهای شما را بر دیگران مدنظر قرار می‌دهد. متفکران استراتژیک تصویر آینده را ترسیم می‌کنند و رویکردی عمل‌گرا به چالش‌ها و مسائل روزمره دارند. آن‌ها این کار را طی فرآیندی مستمر انجام می‌دهند و آن را یک اقدام نمی‌دانند.
شما مثل سایر مدیران پیوسته با موفقیت‌های دشوار، مشکلات و یا تصمیم‌های چالشی مواجه هستید. کار شما انجام بهتر کارها تا حد توان و با کمک اطلاعات در دسترس است. در دنیای ایده‌آل، شما به تمام اطلاعات مورد نیازتان برای غلبه به چالش‌ها دسترسی دارید. اما بی‌تردید در دنیای واقعی تنها بخشی از اطلاعات در اختیار شماست. و چون شما در بخشی از سازمان کار می‌کنید، اطلاعات محدودی از نیروی بیرون از حوزه نفوذ خود دارید.

تفکر استراتژیک به شما کمک می‌کند تا بر این محدودیت‌ها غلبه کنید. و وقتی استراتژیک بیندیشیم بر فراز کارهای روزمره قرار می‌گیرد و محیط بزرگ‌تری را که در آن کار می‌کنید، در نظر خواهید داشت. شما فرضیه‌های نحوه انجام کار در شرکت و صنعت را به چالش می‌کشید. اطلاعات پیچیده و گاه مبهمی را جمع کرده و تحلیل می‌کنید. از نتایج حاصل از تحلیل‌ها، برای تعیین موضوع‌های اصلی و اقدام‌های مناسب بهره می‌برید.
تمام کارهای بالا با این دید و دنبال می‌شود تا شما سازمان چابکی را داشته باشید.
برای اینکه بتوانیم سازمان خود را به اهداف و دستاوردهایی برسانیم که در ذهن داریم یا بر روی کاغذ آورده‌ایم، چقدر زمان داریم؟ به این فکر کنیم که چه چیزهایی در سازمان ما ناکارآمد و بی‌اثر است. چابکی می‌تواند در همه‌جا نقش داشته باشد. در منابع انسانی، بازاریابی و برندسازی به‌راحتی می‌تواند سرمایه‌های اقتصادی را به سرمایه‌های اجتماعی تبدیل کند. در دنیای پر از تحریم کنونی، علاوه بر تمام ابزارهایی که امروز در کسب‌وکارمان داریم، چابکی به‌عنوان مزیت رقابتی اصلی بین شرکت‌ها می‌تواند راهگشای بسیاری از قفل‌های سازمانی باشد.

در حال حاضر، بیشتر هزینه‌هایی که ما در کسب‌وکارمان می‌کنیم، به‌نوعی در چابک کردن و سرعت بخشیدن به کارها و خدمات به مشتریان خلاصه می‌شود. اغلب نرم‌افزارهای مالی، سیستم‌های حضور و غیاب، سیستم‌های CRM، مشاوره‌ها و خیلی مسائل دیگر را دنبال می‌کنیم و در کلاس‌ها و دوره‌های آموزشی زیادی شرکت می‌کنیم. فقط و فقط برای اینکه سازمانمان را چابک کنیم؛ اما اضافه شدن همهٔ این‌ها، انتظاری را که ما از چابک شدن برای رشد سازمان داریم، فراهم نمی‌کند که به نظر من، مشکلی اساسی است.

 CRM
نمی‌تواند برای ما ارتباطات پایدار ایجاد کند تا زمانی که نیروی فعال اجرایی نداشته باشیم.
سیستم حضوروغیاب
سیستم حضور و غیاب نمی‌تواند باعث چابکی سازمان شود تا زمانی که امور مالی از آن استفاده نکند.
نرم‌افزار حسابداری
تا زمانی که گزارش‌های مالی مورد استفاده قرار نگیرد باعث چابکی سازمان نمی‌شود
مثال‌های بالا نمونه‌ای از عملکرد استراتژیکی است.

گام‌های تفکر استراتژیک
مرحله اول: تعیین موضوع‌های استراتژیک که خود دو مرحله است.
۱. مشاهده تصویر کلان: درک محیط کسب و کاری که در آن کار می‌کنید.
۲. تعیین اهداف استراتژیک: با تفکر استراتژیک تعیین کنید می‌خواهید به چه چیزی دست بیابید.

مرحله دوم: به کار گرفتن مهارت‌ها – که شامل پنج مرحله است.
۳. تعیین روابط، الگوها، و روندها: الگوهای وقایع به‌ظاهر نامرتبط و طبقه‌بندی اطلاعات برای کاهش تعداد مسائلی که باید به آن‌ها بپردازید.
۴. خلاقیت: تعیین کارهای بدیل، به چالش کشیدن فرضیه‌ها و به دنبال اطلاعات جدید بودن
۵. تحلیل اطلاعات: طبقه‌بندی و اولویت‌بندی مهم‌ترین اطلاعات در هنگام تصمیمی گیری، مدیریت پروژه، حل یک معضل
۶. اولویت‌بندی کارها: تمرکز بر اهداف در حین پرداختن به تقاضاهای مختلف و انتخاب از میان اولویت‌ها
۷. انتخاب اقدام‌ها: شناسایی مزایا و معایب بالقوه یک ایده یا اقدام، انتخاب این‌که چه کاری باید انجام بدهید و چه کاری نباید انجام بدهید و ایجاد توازن میان اهداف و اقدام‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت
هر روز باید فکر کنیم چه چیزهای اضافه‌ای را باید از سازمان حذف کنیم؛ چه کارها، فرآیندها و حتی اطلاعات اضافه‌ای را. اطلاعاتی هست که عمدتاً در بخش بازاریابی و فروش زیاد دیده می‌شود. برای مثال، می‌خواهیم بانک اطلاعاتی خوب و کاملی برای ارتباط با مشتریان داشته باشیم. این بانک اطلاعاتی و حجم آن، کمک چندانی به ما نمی‌کند؛ چون بخش اعظمی از این داده‌ها به درد نمی‌خورد و قبل از اینکه بخواهیم از آن‌ها استفاده کنیم، باید داده‌ها را تجزیه‌وتحلیل کنیم. اگر این اتفاق نیفتد، حجم زیادی از داده‌ها به درد ما نمی‌خورد. یا اطلاعات مربوط به افراد حقیقی نیست یا آدرس‌ها تغییر کرده یا کسب‌وکارها تعطیل شده یا اطلاعات خیلی خوبی از این بانک اطلاعاتی به دست نمی‌آید و این باعث کاهلی و اهمال‌کاری و بی‌حوصلگی در سازمان می‌شود و سازمان، چابکی خود را از دست می‌دهد.
اگر از قبل می‌دانستیم و بعضی کارهای اضافه را انجام نمی‌دادیم و به بعضی از اطلاعات اضافه توجه نمی‌کردیم، خیلی به چابکی سازمان ما کمک می‌کرد.

چابکی می‌تواند در پنج بخش سازمان اتفاق بیفتد: استراتژی، ساختار، فرآیند، افراد و تکنولوژی.
اولین بخش، استراتژی‌هاست
 سازمان چابک در استراتژی‌ها چابک است. می‌توانیم استراتژی‌های خوبی تعیین کنیم؛ ولی ساختار درستی نداشته باشیم. مثلاً تعیین کنیم که در حوزهٔ بازاریابی محتوا و توانمندسازی سازمان و منابع انسانی کار کنیم؛ ولی نیروهای ما، مهارت و آمادگی اجرای این استراتژی‌ها را نداشته باشند. پس چابکی، هم در استراتژی لازم است، هم در ساختار.

دومین بخش، فرآیندها و شکلی است که ساختار باید بر اساس آن اجرا شود
 این همان جایی است که استراتژی و ساختار بر روی ریل قرار می‌گیرد تا سرعت سازمان را بالا ببرد. درنتیجه، در این بخش هم باید چابک باشیم و از همه مهم‌تر، افرادی هم که استراتژی طراحی می‌کنند، ساختار می‌چینند و فرآیندها را اجرا می‌کنند، باید چابک باشند. جدیداً تکنولوژی هم به این مبحث اضافه شده است. امروزه گوگل زندگی ما را تغییر داده است؛ اما داستان تازه از اینجا شروع می‌شود که همهٔ آنچه سرعت سازمان را بالا می‌برد، در اختیار داریم؛ اما سازمان چابک نیست. یکی از مسائلی که سازمان را تنبل و آن را از چابکی دور می‌کند، داشتن ایده‌های خیلی زیاد در بخش‌های مختلف سازمان است. یعنی در هر بخش سازمان، سرفصلی از ایده‌های زیاد وجود دارد. وقتی می‌پرسیم کدام‌یک از این ایده‌ها قابل اجراست و بالاتری دارد و اولویت با کدام ایده‌هاست، سازمان یا تیم، اطلاعات کامل و درستی در این زمینه ندارد. هر وقت حجم اطلاعات، ایده‌ها، گفت‌وگوها و تعداد جلسات درون‌سازمانی زیاد شد، چابکی سازمان کم می‌شود.

سؤال‌هایی که کمک می‌کند سازمان رشد پیدا کند
۱. رئیس شما چه اهداف استراتژیکی برای شما و گروهتان تعیین کرده است؟ آن‌ها را فهرست کنید
۲. چه ایده‌هایی باید به فهرست اهداف استراتژیک که رئیس شما به آن‌ها اشاره کرده است، افزوده شود؟
۳. اهداف هر اقدام استراتژیکی را بنویسید مطمئن شوید که اهداف شما مشخص، قابل اندازی، قابل تحقیق، واقع‌بینانه و زمان‌دار هستند
۴. به مشکلی که می‌خواهید حل کنید یا اقدامی که می‌خواهید انجام بدهید فکر کنید و آن را در ادامه بنویسید برای مثال، شاید می‌خواهید شیوه‌ای بیابید که منجر به بهبود ارائه خدمات به مشتریان شود.
۵. چه گام‌هایی باید بردارید تا فضایی صمیمی ایجاد کنید که در آن گروهتان بتواند تفکر خلاق را بروز بدهد؟ چه ابزارها یا تمرین‌هایی می‌تواند به افراد کمک کند تا راحت باشند.
۶. اقدامات شما شامل چه مراحلی است؟ برای مثال، پیاده‌سازی بانک اطلاعاتی جدید، شامل بررسی نرم‌افزارها و انتخاب نرم‌افزار مناسب، تعیین معماری بانک اطلاعاتی، نصب نرم‌افزار و .... است.
۷. انجام کدام مرحله به مراحل قبلی وابسته است؟ این مراحل گلوگاه‌های اقدام را نشان می‌دهد و نیازمند توجه ویژه در هنگام انجام اقدام است.
۸. کدام کار ضروری اما غیر مهم است؟ برخی وظایف ازنظر زمانی مهم هستند اما ارزش استراتژیک ندارند.

نتیجه‌گیری
چابکی سازمان یعنی بودن در جای درست، در زمان درست، با موقعیت درست، برای ضربه زدن به هدف درست.
چابکی سیستم نیست؛ نرم‌افزار هم نیست. نوعی تفکر است که اول باید در ذهن مدیر شکل بگیرد تا بر اساس آن تفکر، نرم‌افزارها و سخت‌افزارها یا تمام ابزاری را که برای چابک کردن سازمان نیاز هست، فراهم کند.

نویسنده: سرکار خانم سحر فتاحی از دانش پذیران دوره چهارم تربیت کوچ حرفه‌ای کسب و کار ویدان
منبع: تفکر استراتژیک الگوها و روندها، استراتژی، هدف‌گذاری و اولویت‌بندی دیوید کالیس